Planificarea şi organizarea serviciilor de bibliotecă
Organizarea procesuală constă în stabilirea principalelor procese de muncă necesare realizării sistemului de obiective ale firmei. Principalele procese de muncă ce se desfăşoară într-o organizaţie sunt: funcţiunile, activităţile, atribuţiile si sarcinile.
Funcţiunea reprezintă ansamblul proceselor de muncă omogene, asemănătoare sau complementare, care contribuie la realizarea obiectivelor derivate de gradul I. În general într-o organizaţie există cinci funcţiuni principale: cercetare-dezvoltare, comercială, producţie-servicii, financiar-contabilă si personal.
Funcţiunea se divide în activităţi. Activitatea desemnează ansamblul proceselor omogene sau înrudite care participă la realizarea obiectivelor de gradul II. De exemplu, funcţia comercială cuprinde trei activităţi: marketing, aprovizionare si vânzare.
Activităţile la rândul lor se divid în atribuţii, care reprezintă procese de muncă ce concură la realizarea obiectivelor specifice. Spre exemplu în cadrul marketingului deosebim atribuţii de prospectare a pieţei, reclamă si publicitate.
Atribuţiile se divid în sarcini, care sunt procese de muncă complexe sau simple ce contribuie la realizarea obiectivelor individuale si de regulă se atribuie unei singure persoane
Procesul de muncă este acea latură a procesului de producţie care reprezintă activitatea executantului în sfera producţiei materiale sau îndeplinirea unei funcţii, în sfera neproductivă[2].
Procesul de producţie se compune din diferite operaţii care pot fi grupate în: operaţii tehnologice, operaţii de control si operaţii de transport.
Operaţia de muncă este acea parte a procesului de muncă de a cărui efectuare răspunde un executant, pe un anumit loc de muncă, prevăzut cu anumite utilaje si unelte de muncă, acţionând asupra unor anumite obiecte sau grupe de obiecte ale muncii, în cadrul aceleiaşi tehnologii[3].
Definiţia este valabilă si pentru operaţia de muncă din bibliotecă, considerând mijloacele de muncă echipamentele de calcul iar obiectul muncii documentul sau informaţia (poate „materia primă" cea mai importantă în prezent).
Elementele principale ale procesului de muncă sunt: subiectul (omul), mijloacele de muncă, obiectele muncii si scopul.
În cazul unei biblioteci procesul de muncă include următoarele elemente:
- bibliotecarul, redactorul, celelalte specializări specifice;
- documentele, informaţia;
- echipamente de calcul (calculatoare), mobilier de bibliotecă;
- mediul (ambianta fizică si socială în care se desfăşoară activitatea);
- relaţia bibliotecar - cititor;
- scopul procesului de muncă (satisfacerea cerinţelor informaţionale ale utilizatorilor).
Aceste elemente precum si relaţiile dintre ele sunt reprezentate în figura 2.
2. Relaţiile dintre elementele procesului de muncă
2. Relaţiile dintre elementele procesului de muncă
Principalele procese de muncă din bibliotecă, urmărind fluxul de prelucrare a documentului de la intrarea în bibliotecă până ajunge în mâinile cititorului, sunt: dezvoltarea colecţiilor, evidenta, prelucrarea (catalogare, clasificare, indexare), organizarea colecţiilor si comunicarea documentelor.
Dezvoltarea colecţiilor
Dezvoltarea colecţiilor reprezintă prima etapă a circuitului pe care un document îl parcurge într-o bibliotecă.
Într-o definiţie foarte scurtă dezvoltarea colecţiilor este un proces de creştere a colecţiilor prin cumpărare, donaţie sau schimb[4]. Această activitate are la bază câteva principii formulate, în urmă cu 20 de ani, de bibliologul român Corneliu Dima-Drăgan în această formă:
1. Completarea colecţiilor (sintagmă înlocuită în prezent cu dezvoltarea colecţiilor) este determinată de profilul bibliotecii si de sarcinile acesteia în anumite condiţii istorice.
2. Completarea este un proces de creştere si de actualizare a fondurilor.
3. Completarea este o activitate permanentă si coordonată raportată la: fondul existent, dinamica producţiei editoriale, infrastructura bibliologică, cerinţele cititorilor, alocaţiile bugetare.
4. În acţiunea de completare a colecţiilor, relaţia între exhaustivitate si selectivitate este determinată de obligaţia oricărei biblioteci de a satisface, în mod corespunzător, cerinţele tuturor categoriilor de cititori.
5. Volumul si rata completării trebuie coroborate în permanentă si în perspectivă cu posibilităţile de stocare, de prelucrare si de valorificare a documentelor[5].
Având la bază principiile enumerate, procesul de dezvoltare se realizează pe mai multe căi (modalităţi): cumpărare (achiziţie), donaţie, transfer, schimb interbibliotecar, efectul legii depozitului legal.
Metodologia dezvoltării colecţiilor cuprinde mai multe etape. Etapa preliminară este reprezentată de informarea bibliografică asupra producţiei editoriale. Această informare poate fi: prospectivă, curentă si retrospectivă. Ea se bazează în general pe consultarea unor documente elaborate de furnizori sau de structuri specializate: planuri sau prospecte editoriale, cataloage editoriale, bibliografii.
A doua etapă a procesului de dezvoltare a colecţiilor o reprezintă selecţia, activitate complexă ce cuprinde alegerea, în urma unei informări bibliografice complete, a documentelor care se pretează cel mai bine profilului bibliotecii si cerinţelor utilizatorilor. Deşi procesul are la bază mai multe criterii de selecţie (tematica lucrării, nivelul, colecţia, editura, autorul, prezentarea grafică, preţul), există un mare grad de subiectivism pentru că de cele mai multe ori determinante sunt experienţa si cunoştinţele celor implicaţi în acest proces.
Urmează comanda documentelor prin transmiterea fiselor de comandă furnizorilor (edituri, tipografii, structuri specializate).
Procesul se încheie cu primirea documentelor.
Evident că această activitate este mult mai complexă, dar cursul nu si-a propus descrierea principalelor procese din bibliotecă din motivele menţionate.
Strategia dezvoltării colecţiilor si în special cea a achiziţiei cunoaşte în prezent mutaţii relevante în cel puţin două segmente: sursele si modalităţile de achiziţie si structurarea colecţiilor.
Referitor la prima problemă, în fata bibliotecarului se pun noi exigente cum ar fi: cunoştinţe economice si financiare, cunoaşterea pieţei de carte (marketingul de bibliotecă), abilitate, tact, corectitudine în stabilirea relaţiilor cu partenerii de afaceri, cu furnizorii de documente. Trebuie remarcată, de asemenea, lipsa surselor de informare asupra producţiei editoriale româneşti. Aceasta ar trebui compensată prin participări la târguri de carte si expoziţii, lansări de carte.
În ceea ce priveşte cea de-a doua problemă - structurarea colecţiilor - apar mutaţii importante din cel puţin două motive: apariţia unor noi domenii în ştiinţă si cultură (management, marketing, parapsihologie, inginerie economică, bioinginerie, literatura informatică) si apariţia purtătorilor de informaţii ne-tradiţionali (memoriile calculatoarelor, dischetele, CD-ROM-uri) care vor forma biblioteca viitorului, adică o mare bază de date în care informaţia va fi accesibilă oricărei persoane conectate la o reţea, din orice colt al lumii.
Cea mai gravă problemă cu care se confruntă biblioteconomia românească rămâne lipsa banilor, o problemă generală de altfel. Din păcate alocaţiile bugetare au scăzut permanent după 1990, ele nemaifiind în concordantă cu explozia informaţională.
Din această cauză se impune căutarea unor surse complementare cum ar fi: plata informaţiei (taxe), servicii pentru utilizatori, realizarea de publicaţii proprii.
Alte soluţii ar mai putea fi: reducerea cheltuielilor, procesul de selecţie să opereze cu mai multă exigentă, utilizarea altor căi de achiziţie (schimbul interbibliotecar, donaţia), sponsorizări, obţinerea de rabaturi pentru documente din partea producătorilor, acestea putând ajunge până la 50%.
Evidenta publicaţiilor
Cea de-a doua etapă a circuitului cărţii în bibliotecă o reprezintă evidenta publicaţiilor, proces ce desemnează totalitatea operaţiilor de consemnare a datelor cantitative si valorice, globale si individuale, referitoare la mărimea, componenta si dinamica colecţiilor de documente.
Evidenta publicaţiilor urmăreşte identificarea si gestionarea corectă a documentelor. Acest proces se impune a fi realizat în conformitate cu reglementările pe plan naţional si trebuie să răspundă la cel puţin două cerinţe: claritate si exactitate.
Evidenta publicaţiilor urmăreşte identificarea si gestionarea corectă a documentelor. Acest proces se impune a fi realizat în conformitate cu reglementările pe plan naţional si trebuie să răspundă la cel puţin două cerinţe: claritate si exactitate.
Sistemul unic de evidentă, introdus în bibliotecile din tara noastră prin HCM nr. 1542/1951 si aplicat pe baza unor „Instrucţiuni pentru păstrarea, securitatea si igiena fondurilor bibliotecii" din 1955, a înfăptuit o corelare biblioteconomică a evidentei individuale, reprezentată în mod tradiţional de registrul inventar, cu o nouă formulă de evidentă primară si globală, consemnată în registrul de mişcare a fondurilor (RMF).
O dată cu automatizarea bibliotecilor tendinţa este de a elimina aceste documente de evidentă si de a înregistra publicaţiile în memoriile calculatoarelor.
Datorită naturii speciale a publicaţiilor seriale, acestea necesită pe lângă evidenta individuală si globală aplicată tuturor categoriilor de documente, si două forme specifice de evidentă: evidenta preliminară si evidenta anuală.
Prelucrarea documentelor
Prelucrarea cuprinde ansamblul operaţiilor materiale si intelectuale care sunt efectuate din momentul intrării documentului în bibliotecă până la punerea acestuia la dispoziţia cititorului. Cele mai importante operaţii sunt catalogarea, clasificarea si indexarea, dar procesul este mult mai complex, acesta poate să cuprindă operaţii precum: stampilarea, echiparea, legarea.
Operaţiile cuprinse în circuitul documentelor sunt realizate de categorii diferite de personal, în săli diferite, în funcţie de caracterul muncii: fizică sau intelectuală.
Reflectarea colecţiilor cuprinde de fapt procesul de catalogare. Catalogul, indiferent de forma de redactare, reprezintă principala modalitate de reflectare a colecţiilor constituite, păstrate, dezvoltate si organizate în biblioteci. „Fără catalog, biblioteca pare un castel fără ferestre, o carte fără cuprins" spune bibliologul român Corneliu Dima - Drăgan.
Organizarea colecţiilor
După evidentă urmează organizarea colecţiilor, proces ce implică două activităţi: cotarea publicaţiilor si aşezarea la raft. Operaţia de cotare se realizează cu scopul de a stabili pentru fiecare document locul pe care acesta urmează să-l ocupe în depozit sau în rafturile cu acces direct. Fixarea locului documentului într-o colecţie se realizează prin cota topografică - acea formulă unică si nereperabilă prin care se indică locul unde va fi aşezat documentul în vederea conservării, regăsirii si circulaţiei.
Atribuirea cotei si forma de prezentare sunt condiţionate de sistemul de aşezare adoptat de bibliotecă. Sistemele de aşezare se împart în două categorii: sisteme formale si sisteme logice. Din prima categorie fac parte: aşezarea fixă (după numărul de inventar, alfabetică, cronologică, după locul de apariţie, după limbă) si aşezarea pe formate (sistemul cel mai utilizat astăzi la noi în tară pentru aşezarea în depozit). Cea de-a doua categorie cuprinde: aşezarea sistematico-cronologică si aşezarea sistematico-alfabetică (sistemul cel mai folosit în condiţiile accesului direct la documente).
Comunicarea documentelor
Comunicarea documentelor sau circulaţia acestora reprezintă scopul final al oricărei biblioteci. Acesta este un proces de punere a unui document la dispoziţia utilizatorului în acces direct sau indirect, pentru lectură în sală sau pentru împrumut. Procesul de comunicare a documentelor pune în relaţie directă bibliotecarul si cititorul.
În activitatea oricărei biblioteci punctul iniţial si final este cititorul. Se porneşte de la cititor, de la interesele si de la necesităţile lui de lectură pentru a ajunge din nou la el - acelaşi si totuşi altul, cu un orizont mai bogat de cunoaştere, cu un anumit nivel de cultură, cu un gust format pentru o lectură de valoare.
Este firesc, deci, ca bibliotecarul, în mod sistematic, să îşi propună să „descopere" cititorul si să cunoască cerinţele de carte ale acestuia.
Este firesc, deci, ca bibliotecarul, în mod sistematic, să îşi propună să „descopere" cititorul si să cunoască cerinţele de carte ale acestuia.
Prin studierea procesului de muncă se pot descoperi căi de creştere a productivităţii muncii, se pot reduce eforturile fizice si intelectuale si se elimină sau se diminuează suprasolicitarea.
[3] BURLOIU, Petre. Managementul resuselor umane. Bucuresti: Lumina Lex, 1997, p. 745.
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu