ELIMINAREA DOCUMENTELOR

               ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECTIILE BIBLIOTECII

„Cărţile şi documentele au un caracter perisabil. Conţin date, fapte, cifre , păreri pe care scurgerea timpului le modifica . Sa elimini ? Generaţia actuala nu ar şti ce sa elimine. Cealaltă , nu va încerca sa o faca. Dar ce sa faci in fata unor acumulări de cărţi…..”

                                                                                                            Paul  Otlet

                 Eliminarea documentelor este dificil de realizat , mai ales in instituţiile , in care exista o tradiţie patrimoniala. Respectul pentru carte , pentru document este puternic.

1)      De ce este nevoie de eliminarea documentelor ?

Ø      Mutaţiile profunde cu care se confrunta bibliotecile informatizate ,dezvoltarea spectaculoasa a accesului liber la raft , impune o eliminare bine gândita şi in permanenta desfăşurare;

Ø      Nu este suficient numai sa măreşti colecţiile , informatica oferă bibliotecarilor instrumente noi de gestionare a colecţiilor ;

Ø      Accesul liber a impus pretutindeni in lume un spaţiu mai mare in folosul utilizatorilor;

Ø      Când vorbim in limbaj biblioteconomic de „creşterea colecţiilor”, nu se face aluzie la un proces de adăugare ,ci la o operaţie permanenta de ajustare;

Ø      Orice colecţie care se măreşte , obligatoriu va mai pierde din ea.

2)      Ce este eliminarea documentelor ?

Ø      Eliminarea trebuie să se bazeze pe statistici obiective privind împrumutul;

Ø      Achiziţia , eliminarea şi conservarea sunt strâns legate între ele;

Ø      Eliminarea este o operaţie intelectuala;

Ø      Înainte de a elimina un document , trebuie mai întâi sa vedem care este adevărata sa valuare;

Ø      Orice eliminare va avea în vedere tipul bibliotecii şi felul utilizatorilor.

3)      Cum trebuie conceput proiectul privind eliminarea documentelor.

Etape , înaintea organizării procesului de eliminare:

Ø      Desemnarea responsabilului cu aceasta operaţie,

Ø      Organizarea :   -   stabilirea unui calendar ;

                                                 -   planificarea personalului ;

                                                 -   achiziţionarea materialului şi a spaţiului necesar pentru stocarea lucrărilor eliminate ;

                                                 -   organizarea unor strategii de formare cu persoanele care se vor ocupa de aceasta operaţie si anunţarea acesteia ;

                                                 -    testarea .

4)      Metode de eliminare a documentelor .

Ø Metoda fiselor de împrumut (data la care sa facut ultimul împrumut)

Ø Metoda marcării pe verso (data între doua împrumuturi)

Ø Metoda diacronică (calculul se face pentru o perioada de împrumut de 10 ani)

Ø Metoda asistată de către calculator ( sistemul poate furniza multe informaţii cum ar fi: -  data la care documentul a intrat in baza de date,

                                -   numărul împrumuturilor pentru fiecare document,

                                -   data editării fiecărui document din colecţie.

         Î n orice situaţie ,se pleacă de la un grup de 500 fise care reprezintă 500 de împrumuturi făcute într-un an .Indiferent de metoda folosită, se vor obţine statistici care vor arăta exact cât  de solicitat este sau nu un document .

5)      Posibile criterii de eliminare a documentelor

Observaţie Aceste criterii vor fi stabilite de către fiecare tip de bibliotecă în parte , de rolul şi locul său in reţeaua – documentară naţională.

Iată câteva cifre care ne pot indica o posibila eliminare:

Ø      Prima cifra =numărul de ani scurşi  de la depozitul legal – an publicare

                                                                                                                               -   retipărire

                                                                                                                               -    reeditare (8 ani)

Ø      A doua cifra = numărul de ani scurşi fără ca documentul să fie împrumutat ( 3ani)

Ø      A treia cifra este oglindită de către factorii negativi

IOUPI ( este un acronim, care  rezuma cele 5 criterii de eliminare a documentelor din colecţie.)

I  = incorect ,informaţie falsa

           O = obişnuit , superficial

U = uzat , deteriorat , urât

P = perimat

I =  inadecvat , nu mai corespunde fondurilor

6)      Si totuşi ce documente eliminam ?

Ø      În primul rând sunt vizate colecţiile de periodice ,acestea vor ocupa mult spaţiu , reprezentând un procentaj foarte scăzut de împrumut. Este un document complex , care presupune schimbări de titluri , fuziuni , schimbare de format , schimbări de politici editoriale.

Ø      Pentru publicaţiile pe care ne-am decis să le păstram , există situaţii în care titlurile importante de ziare s-au decis să-şi scoată colecţiile pe CD- ROM-uri (sunt mai uşor de depozitat , ca spaţiu )

7)      Ce facem după ce am hotărât să eliminam unele documente ?

Ø      După eliminare este bine de văzut ce păstram ,

                                          - cum vom pune in evidentă colecţiile ;

                                          - ce donaţii vom face ;

                                          -  cum se va face transferul ;

                                          -  corecţiile necesare de făcut la catalog ;

                                          -  anunţarea pe lista de discuţii a ceea ce am eliminat .

Ø      O eliminare corectă , va ajuta la o conservare mai bună a colecţiilor , va ajuta să scoatem in evidentă valoarea reală a fondurilor biblioteci.