Organizarea Şi redactarea corespondenţei

             Organizarea Şi redactarea corespondentei

             Cuprins :

•   Tipuri de scrisori

•   Definiții

•   Clasificarea corespondenței

•   Principiile corespondentei

•  Particularități stilistice

•   Elementele componente

•   Scrisori internaționale

           Tipuri de scrisori :

•   Scrisoare personala

•  Scrisoare de colaborare

•   Scrisoare de recomandare

•   Scrisoare de intenție

•  Scrisoare de răspuns

•  Cerere de oferta

•   Răspuns la cererea de oferta

•  Oferta de prestări servicii

•   Cerere de sponsorizare

•   Cerere oficiala

•   Comanda

•   Reclamație

•   Răspuns la reclamație

•   Scrisoare de atenționare

Definiții

Corespondenta

•  Schimb (regulat)de scrisori intre doua persoane

•   Totalitatea scrisorilor schimbate intre doua persoane

                      Corespondenta  oficiala

•   Totalitatea scrisorilor și actelor care circula intre persoane juridice sau intre o persoana fizica și o persoana juridica ,în scopul stabilirii unor relații intre ele.

                          Scrisoare (act)

•   Comunicare scrisa trimisa cuiva prin posta sau prin intermediul unei persoane :epistola ,ravas ;

•   Hârtie scrisa ,document ,act

•   Act – tipizat ; dovada scrisa prin care se constata un fapt , se reglementează o obligație.

            Clasificarea  corespondentei :

                   După domeniul de activitate :

•   Corespondenta juridica (contestație,notificare,plângere etc.)

•   Corespondenta administrativa(referatul ,raportul ,procesul verbal etc. )

•   Corespondenta protocolara(invitații, felicitări,scrisori de felicitare etc.)

•   Corespondenta comerciala(cerere de oferta ,comanda,scrisoare de garanție etc.)

•   Corespondenta diplomatica( scrisoare de recomandare, nota diplomatica etc.)

                           După criteriul de circumscriere :

•   Corespondenta  interna (în interiorul instituției )

•  Corespondenta  externa ( alta instituție sau alta persoana )

                            După scopul ei  :

•   Corespondenta de solicitare

• Corespondenta de informare

•   Corespondenta de constatare

•   Corespondenta de decizie ,îndrumare

•   Corespondenta de reclamație

•   Corespondenta însoțitoare de acte.

     

                Principiile corespondentei

•  Eficienta și credibilitate

•  Atitudinea și exprimarea pozitiva

•  Promptitudinea răspunsurilor

•  Stabilirea obiectivului

•  Corectitudine și aspect plăcut

Particularități stilistice

•   Vocabular = potrivit cu noțiunile , ideile , faptele sau problemele tratate

• Atenție la cuvintele polisemantice = adresa: indicație (pe scrisori și colete )  , dar și comunicare în scris .

•   Atenție la cuvintele paronime :

                                                        = original (act ) și originar ( loc de origine )

                                                         =  alocație (ajutor în bani pentru copii) și alocuţie / alocuţiune (cuvântare ocazionala ) .

•   Utilizarea de propoziții și fraze scurte

Elaborarea corespondentei

                    Cerințe generale :

•   Termeni de specialitate adecvați

•   Fraze corecte din punct de vedere gramatical

•   Stil agreabil

•   Respectarea unor norme și standarde de scriere

                         Trebuie avut grija la :

 Stil

  Forma

  Structura

  Continut

             Scrisori personale .    Conținutul scrisorii

•  Acord intre conținutul scrisorii și stilul ei

•  Exprimare pe înțelesul destinatarului

•  Fără cuvinte compromițătoare

•   Trebuie respectat secretul corespondentei

•   Aspect

•   Trebuie scrise de mana : felicitări de orice fel , mulțumiri, scuzele ,condoleanțele , scrisori de dragoste .

              

•   Localitatea și data – în dreapta sus

•   Formula de introducere – la mijlocul paginii , central ,la câțiva centimetri de marginea de sus

•  Titlu începe cu litera mare și se desparte de restul textului prin virgula

•   Se începe scrisoarea cu majuscule

•  Aliniatele sunt mai retrase cu 2-3 cm și încep cu litera mare

•   Se lasă o margine de 3cm

•   Nu abuzați de semne de exclamare sau de întrebare, nici nu subliniați cuvinte sau fraze întregi

•   Semnătura – în dreapta ,  jos ,după o formula politicoasa , amicala sau afectuoasă

Felicităriile

•   Textul trebuie sa fie corelat cu imaginea de pe felicitare sau vedere

•   Alegerea vederilor – un act de cultura :imagini semnificative pentru locurile pe care le vizitam

•  Scrisul oblic e inestetic !